Mit Schreiben vom 19.11.2025 hat sich das BMF dazu geäußert, wie sich die neue E-Rechnungspflicht auf die Nachweisführung bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auswirkt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt:
* Bewirtungsrechnung: Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann in digitaler Form übermittelt werden. Der Steuerpflichtige kann eine Bewirtungsrechnung in Papierform im Nachhinein digitalisieren (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
* Eigenbeleg: Der Eigenbeleg mit den Angaben zu Anlass der Bewirtung und den Teilnehmenden wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert. Die erforderliche Autorisierung für diesen Schritt ist vom Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten. Änderungen der Angaben müssen dokumentiert werden.
* Verknüpfung von Digital zu Digital: Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden. Für den Betriebsausgabenabzug genügt es, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Die Zuordnung des Eigenbelegs zu der entsprechenden Bewirtungsrechnung ist sicherzustellen.
Wird nur die Bewirtungsrechnung digital aufbewahrt, der Eigenbeleg aber noch in Papierform erstellt und aufbewahrt, muss die eindeutige Zuordnung der Belege aus beiden getrennten Ablagen gewährleistet sein (Quelle: V.S.H. Dienstleistungs GmbH).